Voorbereiding kantoorverhuizing

Bij de voorbereiding van een kantoorverhuizing is een reeks variabele factoren te onderscheiden die het succes van het verhuisproces bepalen. Deze variabelen (voorwerp, locatie, handeling, fasering, termijn) hebben elk hun eigen invulling en bepalen op hun beurt de mate van complexiteit van uw verhuizing en daarmee samenhangende bedrijfsprocessen. Lees er alles over op deze pagina of neem contact met ons op voor meer informatie.

Gezien alle variabelen is het raadzaam uw kantoorverhuizing ook intern als project te zien. U wilt immers de onderbreking van de dienstverlening aan uw eigen klanten zo veel mogelijk beperken. Hieronder beschrijven wij de variabelen verder, zodat u zich een beeld kunt vormen van wat de voorbereiding van uw kantoorverhuizing met zich mee brengt.

Welke factoren spelen een rol in het verhuizen van een dienstverlenend kantoor? Bij de planning van uw kantoorverhuizing zult u onder andere de volgende zaken in uw planning moeten betrekken en een reeks beslissingen daarover moeten nemen. Wij delen een kantoorverhuizing in naar:

handelingen: essentieel, bijkomend
locaties: intern en/of extern
voorwerpen
fases (voor, tijdens, na)
tijdstip, frequentie en tijdsduur

De centrale handeling is het verhuizen, het transporteren van voorwerpen van de oude naar de nieuwe locatie. Hiermee hangen nauw samen de volgende handelingen:

het aanbrengen van bescherming (stootranden, vloerbescherming) in uw nieuwe en oude pand
het demonteren en monteren van werkplekmeubilair
het afkoppelen en aankoppelen van computers, telefoons, audiovisuele apparatuur en printerapparaten
het plaatsen van serverracks, het doormeten van netwerken en het patchen van netwerkverbindingen
het inpakken en uitpakken van dossierkasten en overige inventaris in duurzame archiefmeterbakken, verhuisdozen

Voorafgaand en aansluitend aan de eigenlijke verhuizing kunnen handelingen nodig zijn zoals het afvoeren van afval na een grote opruiming, het (tijdelijk) opslaan van inventaris of archieven en het verrichten van huismeester taken, de kleine klussen weergegeven onder handymandiensten.

kleine reparaties van hang- en sluitwerk
vervanging van verlichting
het gereedmaken van de werkplek van een nieuwe medewerker
montage en demontage van afgeleverd meubilair
het ophangen van schilderijen
het verdelen van bestelde kantoorbenodigdheden
computer- en andere apparatuur aansluiten en wegwerken van kabelsnoeren (kabelmanagement)

Voor handymandiensten kunnen wij gescreende medewerkers inzetten, die op regelmatige basis in roosterverband als gedetacheerde of op afroep op uw kantoor de taak van huismeester vervullen. Over eventuele bijzondere eisen aan screening treden wij graag in overleg.

De nieuwe locatie kan inpandig zijn. Dit is een interne verhuizing, bijvoorbeeld van verschillende afdelingen binnen één gebouw. De nieuwe locatie kan ook aangrenzend zijn zoals bij een kantorencomplex of gelegen zijn in een andere gemeente. Dan spreken we van een externe verhuizing, waarbij daadwerkelijk kilometers gemaakt worden tussen vestiging A en B. Al naar gelang de afstand en de omgevingseisen kunnen wij een elektrische verhuiswagen, een elektrische bestelwagen of elektrische bakfiets (cargobike) of traditioneel vervoermaterieel inzetten. Allerlei combinaties van interne of externe verhuizingen in geval van meerdere deelverhuizingen zijn mogelijk. Routes zowel te voet als gemotoriseerd moeten veilig begaanbaar zijn.

Ook de voorwerpen die verplaatst moeten worden kunnen variëren. Van vaste werkplekken of flexwerkplekken en vergaderplekken tot receptiebalies, garderobes en andere functionele kantoorruimtes. Daarbij voegt zich dan naar keuze het bijbehorende materiaal, computers, audiovisuele apparatuur, kasten en archiefkasten, zitmeubilair, en dergelijke.

Deudekom werkt zero-emissie